Giao việc không bị làm lại: 3 mấu chốt chủ doanh nghiệp cần chốt
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ nhân viên làm lại vì thiếu năng lực. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân nằm ở cách giao việc: người nhận chưa biết chính xác phải làm gì, đầu ra thế nào và khi nào được xem là hoàn tất.
Luận điểm của bài này rất đơn giản: muốn giao việc không bị làm lại, đừng bắt đầu bằng lời nhắc dài hơn. Hãy chốt ba điểm trước khi việc rời khỏi tay mình: nhận việc, rõ đầu ra và chốt hạn. Ba điểm này biến một yêu cầu mơ hồ thành một cam kết có thể kiểm tra.
Vì sao cùng một việc nhưng nhân viên làm ra nhiều kết quả khác nhau?
Khi giao việc bằng những câu như “em xử lý giúp anh”, người giao thường giữ trong đầu phần bối cảnh, tiêu chuẩn và hình dung về kết quả. Người nhận chỉ nghe được một phần. Khoảng cách giữa hai cách hiểu sẽ xuất hiện ở cuối quy trình, khi sản phẩm đã làm xong nhưng không đúng điều người giao cần.
Dấu hiệu dễ thấy là nhân viên phải hỏi lại nhiều lần, chủ doanh nghiệp liên tục sửa chi tiết, hoặc một việc được chuyển qua nhiều người nhưng không ai biết nó đang ở bước nào. Khi đó, vấn đề không hẳn là thái độ. Có thể đầu vào và đầu ra chưa được nói rõ.
Ví dụ giả định: thay vì nói “chuẩn bị tài liệu đào tạo”, hãy nói “tập hợp 5 video đã chốt, đặt tên theo thứ tự bài học, đưa vào một thư mục và gửi đường dẫn trước 16 giờ thứ Tư”. Câu thứ hai giúp người nhận biết mình phải lấy gì, tạo ra gì và khi nào dừng.
Ba mấu chốt nào giúp giao việc không bị làm lại?
1. Nhận việc: việc bắt đầu từ đâu?
Người nhận cần xác nhận họ đã hiểu việc, mục tiêu và quyền hạn của mình. Không cần một cuộc họp dài. Chỉ cần họ nhắc lại bằng một câu: “Em sẽ làm X cho Y, bắt đầu từ tài liệu Z”. Nếu câu nhắc lại khác với ý định ban đầu, đây là lúc sửa, trước khi mất thời gian.
Câu hỏi tự kiểm: người nhận đã biết việc này phục vụ ai chưa? Đã biết tài liệu hoặc dữ liệu đầu vào nằm ở đâu chưa? Có phần nào đang chờ người khác cung cấp không?
2. Rõ đầu ra: thế nào được xem là xong?
Đầu ra không chỉ là “làm xong”. Nó phải có hình thức, phạm vi và tiêu chí kiểm tra. Một bản kế hoạch có thể là một trang, gồm mục tiêu, người phụ trách, chi phí dự kiến và bước tiếp theo. Một video đào tạo có thể phải đủ nội dung, đúng thứ tự và mở được trên thiết bị của người học.
Đừng biến tiêu chuẩn thành danh sách mong muốn vô tận. Chỉ chốt những điều nếu thiếu thì sản phẩm không thể sử dụng. Phần cải tiến có thể đưa vào vòng sau.
3. Chốt hạn: khi nào cần hoàn tất?
Một hạn tốt có ngày, giờ và múi giờ khi cần. Với việc phụ thuộc nhiều người, nên có hạn nhận đầu vào và hạn hoàn tất riêng. Nếu chỉ nói “làm sớm nhé”, người giao và người nhận có thể đang hiểu hai thời điểm khác nhau.
Hạn cũng phải phù hợp với độ phức tạp. Giao một việc lớn với hạn quá ngắn thường tạo ra sản phẩm sơ sài hoặc vòng sửa chữa nhiều hơn. Hạn rõ không có nghĩa là ép nhanh bằng mọi giá; nó giúp cả đội biết lúc nào cần báo vướng.
Khung giao việc 5 dòng áp dụng thế nào?
Với các việc lặp lại, anh có thể dùng khung 5 dòng sau:
- Mục tiêu: Việc này cần giải quyết vấn đề gì?
- Đầu vào: Người nhận dùng tài liệu, dữ liệu hoặc quyền truy cập nào?
- Đầu ra: Sản phẩm cuối cùng gồm những gì?
- Người chịu trách nhiệm: Ai là người phải đưa việc đến trạng thái hoàn tất?
- Hạn và cách báo vướng: Khi nào xong, báo ở đâu nếu thiếu thông tin?
Khung này không nhằm tạo thêm thủ tục. Nó giúp chủ doanh nghiệp tách phần quyết định khỏi phần thực thi. Khi một dòng việc đã rõ, doanh nghiệp mới biết phần nào có thể giao, phần nào cần đào tạo và phần nào phù hợp để tự động hóa.
Ví dụ áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ
Giả sử doanh nghiệp cần chuẩn bị một buổi đào tạo nội bộ. Cách giao mơ hồ là: “Em chuẩn bị nội dung buổi học tuần sau nhé”. Cách giao có thể kiểm tra là: “Em phụ trách bộ tài liệu cho buổi đào tạo bán hàng thứ Sáu. Trước 12 giờ thứ Tư, gửi một tệp gồm mục tiêu buổi học, ba phần nội dung, bài tập thực hành và danh sách tài liệu tham khảo. Nếu thiếu số liệu bán hàng, báo ngay trong nhóm dự án”.
Trong ví dụ giả định này, người nhận không cần đoán mục tiêu, phạm vi hay thời điểm. Người giao cũng không cần đợi đến sát buổi học mới phát hiện tài liệu thiếu phần quan trọng.
Khi nào không nên dùng khung giao việc này?
Không phải mọi việc đều có thể đóng khung hoàn toàn. Thương lượng với khách đang tức giận, xử lý khủng hoảng hoặc phát triển ý tưởng mới cần không gian cho phán đoán. Với những việc này, vẫn nên chốt mục tiêu, người chịu trách nhiệm và thời điểm cập nhật, nhưng không nên khóa cứng từng bước nhỏ.
Cũng không nên dùng khung 5 dòng để kiểm soát vi mô. Nếu người quản lý viết thay toàn bộ cách làm, nhân viên chỉ còn thực hiện máy móc và chủ doanh nghiệp lại trở thành điểm nghẽn. Hãy chốt kết quả và ranh giới; để người có năng lực chọn cách thực hiện.
Cách bắt đầu ngay trong tuần này
Chọn một việc bị làm lại nhiều nhất trong tuần qua. Viết lại theo 5 dòng, giao cho một người khác và yêu cầu họ nhắc lại mục tiêu cùng đầu ra. Sau khi hoàn tất, ghi lại chỗ nào còn phải hỏi thêm. Đó là phần cần bổ sung vào quy trình lần sau.
Bắt đầu ngay: chọn một điểm nghẽn trong doanh nghiệp và thử khung này trong 24 giờ. Đừng chuẩn hóa tất cả cùng lúc; chỉ cần làm rõ một dòng việc đủ quan trọng để tạo khác biệt.
Câu hỏi thường gặp
Giao việc càng chi tiết có giúp không phải làm lại không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Chi tiết cần tập trung vào mục tiêu, đầu vào, đầu ra và hạn. Mô tả quá nhiều cách làm có thể biến thành kiểm soát vi mô.
Nếu nhân viên vẫn làm sai sau khi đã giao rõ thì sao?
Hãy kiểm tra lại ba khả năng: năng lực chưa đủ, đầu vào bị thiếu hoặc tiêu chí kiểm tra chưa rõ. Chỉ sau khi loại trừ lỗi giao việc mới nên kết luận về thái độ hoặc năng lực.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình giao việc riêng không?
Có, nhưng nên bắt đầu bằng một mẫu ngắn dùng cho các việc lặp lại. Doanh nghiệp nhỏ càng ít người càng cần giảm sự phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân.
Khi nào nên tự động hóa việc giao việc?
Chỉ nên tự động hóa sau khi doanh nghiệp đã biết yêu cầu đi vào từ đâu, ai xử lý, đầu ra là gì và khi nào hoàn tất. Công cụ không thể sửa một quy trình chưa rõ.
Kết luận
Giao việc không bị làm lại không bắt đầu từ việc nói nhiều hơn. Nó bắt đầu từ việc chốt đúng ba điểm: người nhận biết mình đang nhận việc gì, cả hai bên thống nhất đầu ra và thời hạn được ghi rõ. Khi ba điểm này lặp lại thành thói quen, doanh nghiệp sẽ giảm số vòng sửa và tạo nền tảng tốt hơn cho đào tạo, bàn giao và tự động hóa.
